Preguntas para hacer antes de contratar una agencia de cuidado en el hogar

Compare las agencias de cuidado en el hogar con la misma lista de necesidades, el mismo horario y las mismas preguntas para cada una. Una tarifa por hora que se ve bien dice poco por sí sola. No dice quién llegará, qué puede hacer esa persona ni cómo se maneja una visita que no se realiza.

Quién paga

	Medicare	Medicaid	Pago privado	Seguro privado
Cómo funciona	Original Medicare generally does not cover ongoing personal assistance when it is the only care needed. A separate, qualifying home-health benefit has different rules.	State home- and community-based programs may cover approved assistance for eligible people. Confirm the program, assessment, provider participation, and authorized hours.	Budget for services not paid by a benefit, minimum visits, nights, weekends, and replacement coverage.	Ordinary health insurance generally excludes ongoing custodial care. Long-term-care insurance is separate and depends on the policy.

Escriba una solicitud de servicio antes de comparar agencias

La comparación funciona mejor cuando cada agencia recibe la misma solicitud de su parte. Describa la zona de la casa, los días que propone, las tareas que espera y la fecha de inicio más temprana que puede aceptar. Diga si la persona quiere ayuda con las tareas del hogar, ayuda personal diaria, compañía o una mezcla de todo eso. Mantenga aparte las preguntas médicas y pregunte quién está calificado para responderlas. Que una recepcionista se ofrezca a enviar a un trabajador no es una valoración clínica de las necesidades de la persona.

Pregunte si la agencia puede cubrir el horario exacto, no solo la ciudad donde presta servicio. Una empresa puede tener trabajadores cerca y aun así no tener espacio en el horario de la mañana que usted necesita. Aclare cuál es la reserva más corta que permite. Pregunte si el precio depende de juntar varias tareas cortas en una visita más larga. Pida una explicación por escrito del servicio que la agencia cree que usted necesita. Esa explicación le ayuda a comparar el contrato, la primera visita y la factura. Es mejor que depender de una promesa amplia de ventas. Guárdela con los demás papeles de cada agencia que revise.

Compruebe qué organización firmaría el acuerdo

Pida el nombre legal del grupo que prestaría el servicio. Pida la dirección de su oficina y cualquier número de licencia o registro que diga que le corresponde. Compare esa identidad con el nombre en la propuesta y en el borrador del contrato. Una marca conocida le ayuda a reconocer un negocio, pero no aclara quién acepta la responsabilidad por este trabajo. Si los nombres son distintos, pida al representante que explique la relación. Hágalo antes de tomar los registros de un grupo como prueba sobre otro.

Empiece la revisión de registros públicos en el sitio del gobierno estatal de su estado. Pregunte a la oficina estatal de salud o de servicios sociales qué dependencia supervisa los servicios de su solicitud. Pregunte qué registros públicos puede ver. Describa el trabajo real en lugar de preguntar sobre el cuidado en el hogar en general. La ayuda personal diaria, la enfermería especializada y un sistema de referencias plantean preguntas distintas. No traslade una afirmación sobre licencias de otro estado a este. No suponga que un registro comercial responde la pregunta sobre el servicio de cuidado.

Por ejemplo, el California Department of Social Services tiene una rama de servicios de cuidado en el hogar. Esa rama otorga licencias a las Home Care Organizations y mantiene el Home Care Aide Registry. También ofrece vías para preguntas sobre licencias y para quejas. Este es un ejemplo de California, no una imagen de las reglas de todos los estados. En otro estado, pregunte a la oficina correspondiente sobre el servicio y sobre cómo está organizado el negocio. Pregunte antes de decidir qué registro debería existir.

Anote la dirección de la página, la fecha en que la revisó y el nombre del grupo. Anote el número que buscó y el estado exacto que mostró la página. Si una búsqueda no encuentra ninguna coincidencia, déjelo como una pregunta abierta por revisar. Vuelva a comprobar la ortografía y los números con la agencia y pida al organismo regulador que lo aclare. Que no haya coincidencia no prueba por sí solo que un proveedor incumple la ley. Un registro que sí aparece tampoco puede decir si su turno tendrá personal. No puede decir si la persona sentirá que el servicio le conviene.

Situación de ejemplo

Rosa Delgado quiere ayuda en casa para su madre, Elena, que necesita ayuda con las comidas, el baño y las tareas del hogar. Rosa entrevistará a dos agencias. Escribe la misma lista de necesidades para ambas, con los mismos días y tareas, para poder comparar las respuestas de forma justa.

En cada entrevista, Rosa pide el nombre legal de la organización que firmaría el acuerdo. Pregunta quién emplea y supervisa al trabajador y cómo la agencia revisa a los trabajadores antes de asignarlos. También pregunta cómo un trabajador sustituto aprende la rutina de su madre si el trabajador habitual no puede venir.

Rosa pide a cada agencia una factura de ejemplo de la misma semana. Pregunta por las horas mínimas, el tiempo de viaje y los cargos por cancelación. No juzga solo por la tarifa por hora, ya que una tarifa más baja aun así puede llevar a una factura más alta.

Después de cada llamada, Rosa anota lo que quedó confirmado y lo que aún no tiene respuesta. Comparte las notas con Elena, que dice que quiere un trabajador tranquilo y aviso previo de los cambios. Rosa pedirá a cada agencia que aclare los puntos abiertos por escrito antes de que alguien firme.

Averigüe quién emplea y supervisa al trabajador

Pregunte si la agencia emplea a sus cuidadores, si refiere a trabajadores por su cuenta o si usa otro sistema. Pregunte quién se encarga del pago, la supervisión, el personal sustituto, las preguntas sobre seguros y las quejas en ese sistema. La respuesta cambia a quién debe contactar cuando algo cambia en casa. No suponga que cada negocio que vende cuidado en el hogar acepta las mismas responsabilidades. Sus trabajadores pueden hacer tareas del hogar parecidas, pero las responsabilidades detrás de esas tareas pueden ser muy distintas.

Pregunte qué miembro del personal supervisa el trabajo y cómo esa persona se entera de si el trabajo va bien. ¿Alguien consulta a la persona que recibe el cuidado o solo al familiar que paga? Pregunte cómo se anotan las preocupaciones sobre un trabajador. Pregunte si un supervisor puede hablar sobre asignar a otro trabajador para el trabajo. No necesita los archivos privados del personal para juzgar el proceso. Necesita una explicación clara de las revisiones que el negocio dice que hace. Necesita saber quién revisa a los trabajadores y cómo plantear una preocupación sin tener que adivinar a quién llamar.

Hable de la capacitación pensando en el trabajo real

Dé a la agencia ejemplos de su lista de tareas y pregunte cómo decide que un trabajador puede hacerlas. Ayudar con el baño, la conversación, la preparación de comidas, los traslados y el equipo del hogar plantea preguntas distintas. Una afirmación general de que todos están muy bien capacitados dice poco sobre los límites del trabajo. Pregunte quién juzga las tareas que un trabajador no ha hecho antes. Pregunte qué pasa cuando un trabajador se encuentra con una tarea fuera del papel acordado. La respuesta debe ajustarse a la tarea, no repetir un mismo lema.

Si la persona usa equipo o sigue pasos de un equipo que la trata, dígale a la agencia. Pregunte cómo recibe esa información y si necesita hacer su propia revisión antes de aceptar el trabajo. No pida a un vendedor que apruebe una técnica de cuidado en una llamada telefónica. Pregunte también cómo un trabajador sustituto aprende la rutina del hogar. Enseñar los mismos pasos a cada persona nueva que llega puede ser una carga para la persona que recibe la ayuda. La propuesta debe nombrar esa carga. Debe explicar cómo se comparten las instrucciones necesarias sin dejar de proteger la privacidad.

Separe la revisión de los trabajadores del permiso para operar

Pregunte a la agencia qué revisa antes de asignar a un trabajador y quién hace esas revisiones. Pregunte cómo confirma que el trabajador que llega es el trabajador que fue revisado. Mantenga esa respuesta separada del registro de licencia del grupo. En California, el Home Care Aide Registry dice que la aprobación viene después de una revisión de antecedentes penales. La búsqueda usa el nombre del ayudante y su número de identificación. Ese registro trata de un solo ayudante. No es la licencia del grupo. Los dos registros responden dos preguntas distintas para una familia.

Use la información pública solo para la pregunta que de verdad puede responder. Que se afirme que hubo una revisión no prueba la capacitación para una tarea, una asignación duradera ni una buena conducta. Pregunte por separado cómo la agencia juzga el trabajo, cómo lo supervisa y cómo recibe las preocupaciones. Puede pedir el proceso en palabras claras. No necesita el archivo privado de un trabajador ni datos personales sin relación con el trabajo.

Mantenga también separadas las revisiones de pago. Una licencia o un registro de revisión no puede probar que Medicare, Medicaid o una póliza privada pagarán. Use las palabras exactas del servicio y la identidad del proveedor cuando pida al pagador que lo confirme. Marque las preguntas abiertas sobre el pagador junto a la fecha de inicio prevista y los cargos. Así, un dato comercial ya revisado no se convertirá en una supuesta aprobación de cobertura. Anote la respuesta del pagador palabra por palabra.

Pregunte por el personal sustituto antes de que falte una visita

Una política de sustitución tiene varias partes y cada parte merece una respuesta. Las partes son el aviso de que un trabajador no puede venir y los esfuerzos por encontrar a otro trabajador. Incluyen el contacto con el hogar y las tareas que el hogar aún conserva. Pregunte si el contrato promete un sustituto o si solo se intenta cuando hay personal libre. Pregunte qué número atienden durante las horas que usted compra. Pregunte si el personal fuera de horario puede cambiar el horario.

Piense en lo que una visita perdida significa en este hogar, en términos reales. Que la limpieza se retrase es un problema, pero un hueco en la ayuda personal directa es otro. Nombre las horas que más importan y pregunte qué puede cubrir la agencia en verdad. Anote los planes de respaldo propios del hogar por separado de los de la agencia. Si no existe un buen respaldo, eso es un motivo para replantear el sistema antes de firmar. No debe esconderse detrás de palabras amables sobre apoyo cuando los clientes lo necesitan.

Lea la lista de precios con el mismo cuidado que la tarifa por hora

Pida una factura de ejemplo que muestre cómo se cobraría la semana propuesta. Pregunte por las horas mínimas, las tarifas de fin de semana y de días festivos, el tiempo de viaje y el millaje cuando correspondan. Pregunte por los cambios tardíos, los depósitos y los cargos por cancelar una visita. Si la agencia ofrece un paquete, pregunte qué pasa cuando una visita dura menos, dura más o se cancela. Compare el mismo horario entre agencias cada vez. Una tarifa por hora más baja aun así puede dar una factura más alta si las reglas de reserva mínima son distintas.

Hable de cómo se comunican las subidas de precio y de cómo puede terminar o reducir el servicio. Pregunte quién puede aprobar tiempo extra en una visita. Un cuidador y un familiar pueden acordar entre ellos un cambio que el pagador nunca esperó. Mantenga las suposiciones sobre seguros separadas de lo que la agencia le cobra. Medicare por lo general no paga la ayuda personal por sí sola. Los programas de Medicaid y las pólizas privadas ponen sus propias reglas en su lugar. Pregunte al pagador sobre la elegibilidad y qué proveedores acepta. Que una agencia diga que acepta seguros no significa que este trabajo esté cubierto.

Acuerde de antemano el transporte y las compras

Si el transporte es parte de la solicitud, pregunte de quién es el vehículo que se usa para los viajes. Pregunte qué viajes permite la agencia que hagan sus trabajadores. Pregunte cómo se cobran el millaje, el estacionamiento, el tiempo de espera y una cita cambiada. Pregunte qué necesita la agencia antes de que un trabajador pueda acompañar a alguien a una clínica o a un edificio. Una oferta de manejar no es permiso para cada salida. Tampoco es una promesa de responsabilidad durante una cita larga.

Las compras necesitan límites claros acordados antes de que se mueva dinero. Acuerden cómo se manejarán las listas de alimentos, los recibos, los reembolsos y la aprobación de gastos. No entregue sin más a un trabajador una contraseña bancaria o una tarjeta sin límites. No dé acceso a registros de dinero que no tienen relación con el trabajo. Pregunte a la agencia cómo maneja los fondos del hogar en su propio proceso. La persona que recibe el cuidado debe participar en estas decisiones cuando quiera y pueda. Los pasos claros protegen al hogar y al trabajador por igual. Ambas partes pueden ver qué se espera antes de que el dinero cambie de manos.

Planee la primera visita como una presentación de trabajo

Pregunte quién viene a la primera visita y cómo se confirma allí el plan de tareas. Deje tiempo suficiente para explicar cómo entrar a la casa. Trate el nombre que la persona prefiere, cómo se comunica y los límites del hogar. Muestre dónde se guardan los suministros habituales y muestre solo lo que el trabajo acordado necesita. Si un familiar no puede asistir, pregunte cómo la persona puede hacer preguntas a solas. Pregunte cómo puede pedir un cambio en el plan.

Elija algunas señales concretas de que el sistema inicial funciona bien. Las señales incluyen llegar dentro del margen acordado y terminar las tareas nombradas. Incluyen respetar la privacidad y avisar cuando una tarea no puede terminarse. Esas señales son mejores que esperar una sensación inmediata de confianza. Pregunte cómo la agencia registra cada visita y si el hogar recibe un registro del servicio. Guarde en casa una copia de la lista de tareas acordada. Una disputa podrá usar entonces las mismas palabras del trabajo, no dos recuerdos de una misma conversación.

Revise si el acuerdo respeta las decisiones de la persona

Hable con la persona que recibirá la ayuda sobre lo que le importa. Puede preferir un trabajador más callado o un cierto idioma en casa. Puede querer aviso temprano de los cambios en el plan. Puede querer mantener parte de la rutina bajo su propio control. Pregunte a la agencia cuáles de estos deseos puede cumplir. Pregunte cuáles dependen de qué personal esté libre esa semana. No prometa un trabajador para siempre, a menos que la agencia haya hecho esa promesa en una forma que usted entienda.

Hable también de visitas, fotos, redes sociales, mascotas y fumar. Hable de las habitaciones privadas y de cualquier límite firme del hogar como estos. La agencia necesita esos límites antes de asignar a cualquier personal. Pregunte cómo la persona puede plantear una preocupación en privado. Eso importa más cuando el trabajador está presente durante las llamadas de los familiares. Un servicio puede terminar cada tarea y aun así sentirse mal como ajuste personal. Juzgue también el respeto, la comunicación y la sensación de control de la persona. No juzgue solo por la carga de trabajo más ligera de un familiar.

Use un registro breve de decisión después de las entrevistas

Después de cada conversación, anote el nombre y el papel de la persona con la que habló. Anote lo que quedó confirmado y lo que aún no tiene respuesta. Mantenga los términos escritos separados de lo dicho en voz alta en la conversación. Una pregunta abierta no siempre es un motivo para rechazar una agencia. Es un motivo para obtener la respuesta antes de depender de esa parte. Dé a la persona que recibe el cuidado tiempo para comparar las opciones. No deje que una oferta de ventas de corta duración apresure esa decisión.

Antes de firmar, pida a la agencia que aclare cualquier diferencia entre la propuesta y el contrato. Guarde juntos en un solo lugar el alcance del servicio y la lista de tarifas. Guarde con ellos las condiciones de cancelación, el contacto para quejas y la fecha de inicio prevista. Fije una fecha de revisión para después de que hayan pasado las primeras visitas. Si el sistema no cubre las necesidades del hogar, use sus preocupaciones escritas para pedir un cambio. También puede usarlas para comparar otra opción de forma justa. Contratar con cuidado no puede prometer un trabajador ni un resultado. Sí puede dejar mucho más claras las responsabilidades y los costos desde el inicio.

Compare una promesa sin respuesta con una condición confirmada

Cuando dos agencias se ven muy parecidas, compare lo que cada una ha confirmado de verdad. Una puede describir un posible trabajador para el trabajo. La otra puede haber aceptado el horario que usted pidió. Marque esa diferencia con claridad en sus notas antes de decidir. Pida la confirmación que falta antes de llamar iguales a las dos propuestas. Mantenga los deseos propios de la persona junto a las condiciones de trabajo y las fechas. Elegir un proveedor es más que precios y fechas de inicio solamente.

Preguntas para llevar a la conversación sobre el cuidado

• ¿Puede la agencia explicarle por escrito su revisión de antecedentes? ¿Puede explicarle por escrito también la supervisión y su proceso de quejas? ¿Quién responde cuando el supervisor habitual no está ese día?
• ¿Vendrá por lo general el mismo trabajador a la casa? ¿Cómo aprenderá un sustituto las rutinas de la persona para ese día? ¿Cómo se mantendrá la información privada lejos de las personas que no tienen derecho a ella?
• ¿Qué tareas quedan fuera del acuerdo que usted firmaría? ¿Cómo responderá la agencia si la persona necesita ayuda más allá de ese alcance?
• ¿Qué cuenta como cancelación según este acuerdo? ¿Con cuánto aviso debe avisar usted antes a la agencia? ¿Qué cargos continúan durante una estancia en el hospital o un día festivo?
• ¿Quién busca cobertura después de que ocurre una visita perdida? ¿Qué respuesta promete darle la agencia en realidad?

Sources

• Long-term care — Medicare.gov
• Who Pays for Long-Term Care? — Administration for Community Living
• Home & Community Based Services — Medicaid.gov
• Home Care Services — California Department of Social Services
• California Home Care Aide Registry — California Department of Social Services
• Home health services — Medicare.gov