Cómo llevar registros cuando maneja el dinero de otra persona

Cuando usted paga las cuentas de un padre o maneja el dinero de un ser querido, tiene una gran confianza en sus manos. Los buenos registros son la forma de mostrar que esa confianza fue bien depositada. Una lista clara de lo que entró, lo que salió y lo que queda puede terminar con la mayoría de las dudas antes de que empiecen.

Esta guía le muestra qué anotar y cuándo debe mostrarlo. Si apenas está empezando a ayudar con las cuentas, lea primero nuestra guía sobre cómo ayudar a un padre a manejar las cuentas respetando su independencia.

Puntos clave

• Si maneja dinero para otra persona, la ley lo trata como fiduciario. Uno de sus cuatro deberes principales es llevar buenos registros.
• Anote cada suma que reciba o pague: la cantidad, la fecha, el motivo y a quién se pagó.
• Guarde los recibos y notas breves, incluso para costos pequeños.
• Mantenga el dinero de la persona separado del suyo. Pague los costos de esa persona con sus fondos, no con los suyos.
• Un beneficiario representante debe llevar registros de todos los pagos del Seguro Social y de cómo se gastaron o se ahorraron, y entregarlos a la Administración del Seguro Social cuando se los pida.

Por qué los registros son parte del trabajo

La Oficina de Protección Financiera del Consumidor, conocida como CFPB, llama fiduciario a la persona que maneja dinero o bienes para otra persona. Una vez que usted es nombrado para hacer este trabajo, tiene deberes fijados por la ley, sin importar a quién ayude ni qué tan grandes sean las sumas.

La CFPB nombra cuatro deberes básicos para un fiduciario:

La CFPB tiene una guía gratis para cada papel principal: agentes bajo un poder notarial, tutores nombrados por un tribunal, fideicomisarios y fiduciarios del gobierno, como los beneficiarios representantes. Cada guía dice lo mismo: usted debe llevar registros verdaderos y completos del dinero y los bienes a su cuidado.

Su papel define lo que debe informar. Nuestra guía sobre poder notarial, cuentas conjuntas, contactos de confianza y beneficiarios representantes explica cómo se diferencian estos papeles. Las leyes estatales varían, y las guías de la CFPB no dan asesoría legal, así que hable con un abogado si no está seguro de lo que la ley le pide.

• Actuar solo en el mejor interés de la otra persona.
• Manejar el dinero y los bienes de la persona con cuidado.
• Mantener el dinero y los bienes de la persona separados de los suyos.
• Llevar buenos registros.

Empiece con una lista completa de lo que hay

Los buenos registros empiezan el primer día. Antes de pagar una cuenta, haga una lista de lo que la persona tiene y debe. La CFPB dice a los fiduciarios que tengan una lista de todo el dinero, los bienes y las deudas:

Ponga la fecha en la lista y actualícela cuando una cuenta se abra o se cierre.

• Cada cuenta bancaria, con el nombre del banco y los últimos cuatro dígitos.
• Cada fuente de ingresos, como una pensión, una renta o un cheque de beneficios.
• Cada cuenta que vence, y cuándo.
• Cada deuda, con a quién se debe y cuánto.
• Papeles clave, como la escritura y el formulario de poder notarial, y dónde se guarda cada uno.

Qué anotar cada vez que se mueve dinero

La CFPB pide una lista detallada de todo lo que usted reciba o gaste para la persona. Para cada partida, anote la cantidad, la fecha, el motivo y el nombre de la persona o empresa a la que se pagó o que le pagó a usted. Agregue cualquier otro dato clave, como el número de cheque.

Guarde los recibos y las notas, incluso para costos pequeños. La CFPB da esta nota como modelo: "$50, groceries, ABC Grocery Store, May 2." Escriba su nota poco después de gastar el dinero. Guarde también los estados de cuenta bancarios. Si su lista y el estado de cuenta no coinciden, busque la diferencia y corríjala por escrito.

Hábitos que mantienen limpios sus registros

No pague en efectivo cuando pueda evitarlo. La CFPB dice a los fiduciarios que eviten el efectivo, los retiros de efectivo en cajeros automáticos y los cheques hechos a nombre de "Cash". El efectivo no deja rastro. Un cheque o una tarjeta deja un registro por sí solo. Si debe usar efectivo, guarde el recibo o escriba una nota el mismo día.

Pague los costos de la persona con los fondos de la persona. Si paga con sus propios fondos y luego se devuelve el dinero, sus registros se vuelven confusos rápido. Si debe usar su propio dinero, guarde el recibo y anote por qué, para qué y cuándo se devolvió el dinero.

Mantenga el dinero separado en todo momento. Nunca ponga el dinero de la persona en su propia cuenta. Evite las cuentas conjuntas. Mantenga cada cuenta a nombre de la propia persona, para que quede claro que el dinero es de ella. Cuando firme por la persona, firme mostrando su papel. La CFPB da esta forma: "Juan Doe, as agent for Martina Roe." Nunca firme solo el nombre de la persona.

Lea las cuentas y los estados de cuenta de inmediato. La CFPB dice a los fiduciarios que paguen las cuentas a tiempo y que revisen pronto las cuentas y los estados bancarios. Una revisión rápida detecta un cargo erróneo mientras aún puede corregirse. Si le pagan por este trabajo, anótelo también. La CFPB dice que el pago debe ser justo, y que el trabajo, el tiempo y el motivo deben quedar registrados.

Guarde los registros en un solo lugar seguro

Elija un solo lugar para todo: una caja de archivos, un juego de carpetas o un archivo en su computadora. Guarde allí la primera lista, su registro, los recibos y los estados bancarios. Guarde el papel en un lugar con llave, ya que los registros contienen datos privados. Para archivos en una computadora, use una contraseña y guarde una copia de respaldo.

Bajo un poder notarial, el formulario o la ley estatal puede decir que otra persona puede revisar sus registros. Esa es una razón más para mantenerlos claros.

Si usted es beneficiario representante, las reglas son más estrictas

Un beneficiario representante es nombrado por la Administración del Seguro Social, conocida como SSA, para recibir los beneficios del Seguro Social o de SSI para una persona que no puede manejar sus propios beneficios. Un poder notarial no lo convierte en beneficiario, y una cuenta bancaria conjunta no lo convierte en beneficiario. Usted debe solicitarlo y ser nombrado por el Seguro Social. La SSA señala que el Departamento del Tesoro no acepta un poder notarial para los cheques del Seguro Social o de SSI.

Como beneficiario, la SSA le exige usar los beneficios para las necesidades actuales y futuras de la persona. Todo beneficio que no se necesite para las necesidades actuales debe ahorrarse en una cuenta que pague intereses o en bonos de ahorro. Usted debe llevar registros de todos los pagos y de cómo los gastó y los ahorró. Debe entregar todos los registros a la SSA cuando se los pida. Debe completar los informes sobre su uso de los pagos, según se requiera. Debe informar cualquier cambio que pueda afectar el derecho de la persona a los pagos, como una mudanza, un matrimonio, un trabajo nuevo o la muerte de la persona. Debe devolver todo pago al que la persona no tenía derecho.

La SSA envía por correo un Informe Anual del Beneficiario Representante a los beneficiarios que deben completarlo. Si recibe el informe, llénelo pronto y envíelo por correo, o envíelo en línea como indica el formulario. La SSA dice que el informe es sencillo si usted lleva registros claros todo el año.

Algunos beneficiarios no tienen que presentar el informe anual: un padre de un hijo menor que vive en la misma casa que el hijo; un tutor legal de un hijo menor en la misma casa; un padre de un adulto con discapacidad en la misma casa; y un cónyuge. Si usted está en uno de estos grupos, aún debe llevar registros y tenerlos listos para revisión si la SSA lo pide.

La SSA dice que la cuenta bancaria debe tener un título que deje claro que el dinero pertenece al beneficiario, no a usted, y que elija una cuenta que mantenga bajas las cuotas y le permita llevar registros claros.

Usted puede devolverse dinero de los beneficios solo por costos reales y justos de su bolsillo que pagó por la persona, como el pasaje de un taxi a una visita al médico. La suma debe ser igual al costo que pagó, y usted debe llevar registros de estos costos. No puede cobrar una tarifa por ser beneficiario, a menos que sea un beneficiario de grupo calificado aprobado por escrito por el Seguro Social; la SSA nunca aprueba que una sola persona cobre una tarifa.

Los registros le ayudan a detectar fraudes y corregir errores

Los registros claros también le ayudan a ver cuando otra persona hace algo malo. Si aparece un cargo que nadie puede explicar, su registro lo muestra de inmediato. Para conocer los trucos que usan los ladrones, lea nuestra guía sobre cómo reconocer las estafas comunes de suplantación e inversión. Si encuentra una laguna en sus propios registros, anote lo que encontró y lo que hizo para corregirlo. No reescriba páginas viejas para ocultar una laguna.

Quién cubre qué

• El propio registro: este trabajo es tarea del propio ayudante. Medicare y Medicaid no pagan por el tiempo que usted pasa llevando registros para otra persona.
• Deber del beneficiario representante: si usted es beneficiario representante, debe llevar registros e informar a la Administración del Seguro Social como lo exige la SSA. Verifique las reglas actuales en ssa.gov antes de actuar.

Situación de ejemplo

Linda es la agente bajo un poder notarial de su padre, Sam. La SSA también ha nombrado a Linda como beneficiaria del cheque del Seguro Social de Sam. En su primer día, Linda hace una lista de las cuentas bancarias de Sam, su pensión, su renta, su cuenta de luz y su deuda de tarjeta de crédito, y guarda la lista en una caja de archivos.

Cada semana, Linda registra lo que entró y lo que pagó. Pega cada recibo en una hoja con una nota breve: para qué fue, la fecha y a quién se pagó. Linda paga las cuentas de Sam desde la cuenta de Sam y firma cada cheque como su agente. Cuando su hermano pregunta cómo va el dinero de su papá, ella le muestra la caja de archivos. Las dudas de él se desvanecen.

Cuando la SSA envía a Linda su informe anual de beneficiaria por correo, ella lo llena en una sola sesión. Su registro ya contiene cada costo y lo que se ahorró.

Su próximo paso

Cuando esté listo para ver lo que puede costar el cuidado en sí, vea nuestra guía de costos de cuidado. Presenta los principales costos del cuidado, para que pueda planear con cifras reales.

Sources

• https://files.consumerfinance.gov/f/documents/cfpb_msem_national_agents_guide.pdf
• https://www.consumerfinance.gov/consumer-tools/managing-someone-elses-money/
• https://www.ssa.gov/payee/faqrep.htm?tl=5%2C10
• https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/8/86/Senior_couple_at_home_checking_finance_on_credit_card_from_above.jpg